REGULAMENT OFICIAL AL PROIECTULUI „ZILELE EDUCAȚIEI MEDICALE”

Art.3. Fiecare participant va fi repartizat la 3 evenimente: 

• 1 Workshop
• 1 Activitate de Educație Medicală
• 1 Conferință

Art. 4. Informații legate de desfășurarea proiectului ZEM puteți găsi atât pe site, cât și pe pagina de Facebook Zilele Educației Medicale (https://facebook.com/ZEM.SSMB/).

Art. 5.  Programul Științific, modul de desfășurare și locația fiecărui eveniment vor fi afișate pe site-ul și pe paginile de Facebook și Instagram ZEM, putând apărea modificări, ce vor fi semnalate participanților. Link-urile de conectare pentru activitățile de educație medicală care se vor desfășura online vor fi transmise participanților prin e-mail, cu o zi înaintea evenimentului.

Art. 6. Programul științific al acestei ediții va cuprinde: conferințe, workshop-uri, activități de educație medicală și o sesiune de prezentări științifice.

Art. 7. În cazul în care vor apărea modificări în programul științific, acestea vor fi anunțate pe site-ul ZEM, paginile de Facebook și Instagram ale evenimentului, prin e-mail,  folosind datele de contact cu care s-a înregistrat participantul pe site.

Art. 8. În cadrul proiectului „Zilele Educației Medicale” se pot înscrie studenți ai UMFCD din anii de studiu I-VI, de la Modulul de Limbă Română.

Art. 9.

1. Înscrierea se face în data de 25 Februarie, la orele 20.00 EET. 
2. Pentru a se înscrie, participanții trebuie să își creeze cont pe site-ul proiectului.
3. Pentru crearea contului sunt necesare numele, prenumele, adresa de e-mail instituțională (@stud.umfcd.ro), anul de studiu. Pentru toate acestea participantul trebuie să fie de acord cu cu Politica de Confidențialitate SSMB și prelucrarea datelor cu caracter personal, de către Organizatorii evenimentului și Consiliul Director SSMB. Participanții înscriși vor primi pe adresa de e-mail parola aferentă contului lor, pentru a se putea conecta ulterior.
4. Sunt acceptați primii 700 de studenți de la Modulul de Limbă Română care își creează cont în platformă, pe principiul “primul venit, primul servit”, urmând ca aceștia să primească un mail de confirmare a înscrierii. 
5. Datele trebuie să fie completate corect, cu diacritice unde este cazul. 
6. Logarea ulterioară depinde de corectitudinea datelor înscrise prima dată pe site.

Art. 10. La ZEM te poți înscrie în calitate de participant pasiv sau participant activ.

1. În calitate de participant pasiv ai dreptul să îți alegi 3 evenimente la care să participi (o conferință, un workshop și o activitate de educație medicală).
2. În calitate de participant activ ai dreptul să îți alegi 3 evenimente la care să participi (o conferință, un workshop și o activitate de educație medicală) și ai obligația de a prezenta o lucrare științifică originală, de tip Review sau Prezentare de caz, în cadrul sesiunii de prezentări științifice.

Art. 11.

1. Pe 5 Martie, începând cu orele 20:00 EET, participanții trebuie să se conecteze pe site și vor putea alege evenimentele (workshop + activitate de educație medicală + conferință) la care doresc să participe.
2. La repartizarea evenimentelor, locurile limitate sunt oferite cu prioritate în ordinea în care acestea sunt rezervate, până la rezervarea tuturor locurilor disponibile.
3. În cazul workshop-urilor pentru care se stipulează o recomandare a anilor de studiu pentru participanți, acesta va reprezenta, de asemenea, un criteriu de repartizare. 
4. În cazul în care workshop-ul/activitatea de educație medicală/conferința dorită nu mai are locuri disponibile, fiind marcat(ă) cu “Not available”, participantul va trebui să își aleagă un alt workshop sau activitate medicală corespunzătoare anului său de studiu. 
5. În cazul în care nu toți participanții își vor rezerva locul la workshop/activitatea de educație medicală/conferință, rămânând, astfel, locuri libere la anumite evenimente, acestea vor putea fi ocupate în cadrul unei a doua repartizării, pe data de 7 Martie, orele 20:00 EET. La această repartizare vor participa cei care NU și-au rezervat un loc la repartizarea anterioară, pe 5 Martie. 
6. În cazul în care nici după această a doua sesiune de repartizare nu toți participanții își vor rezerva locul la evenimente, organizatorii își rezervă dreptul de a repartiza manual aceste locuri rămase libere.

Art. 12. Fiecare participant va putea vedea în secțiunea dedicată contului său evenimentele la care este repartizat.

Art. 13.

    1. Participanții pot depune contestații în ceea ce privește evenimentele la care au fost repartizați până la data de 6 Martie, ora 23:59 EET.

    2. Participantul poate schimba un eveniment DOAR în cazuri excepționale:

• Examen în ziua în care are loc evenimentul
• Repartizarea la 2 evenimente care se suprapun

     3. Contestațiile pentru schimbarea unui eveniment se vor face prin e-mail la adresa zembucuresti@gmail.com .

Art. 14. Rezultatul contestațiilor va fi trimis participanților pe data de 7 Martie.

Art. 15. Participantul este obligat să își facă check-in-ul înainte de participarea la evenimentele științifice. În cazul în care un participant nu și-a efectuat check-in-ul, acesta nu poate participa la evenimentele la care a fost atribuit.

Art. 16.

1. Check-in-ul are loc în perioada de 16-19 și 23-24 Martie, în intervalul orar 10:00-18:00. Programul de check-in va fi afișat pe pagina de Facebook și pe site.
2. Acesta se  va face pe baza unui act de identitate (carte de identitate, pașaport).
3. Participantul va primi ecusonul cu numele lui (în baza căruia va putea participa la evenimentele la care a fost repartizat) și materialele promoționale.

• Art. 17. Conferințele, workshop-urile si activitățile de educație medicală se vor desfășura în mare parte în format fizic, în funcție de specificul acestora și necesitatea de a folosi materiale. Modul de desfășurare este ales de către OC Științific și lectorii evenimentelor științifice. Participarea la acestea necesită înscrierea în prealabil și va fi monitorizată de către voluntari sau membri ai comitetului de organizare. În cazul în care unul dintre workshop-uri este anulat, participantul va putea alege un alt workshop la care sa participe, în limita locurilor disponibile.

  Art. 18. Participantul are obligația de a ajunge cu 30 de minute înainte de începerea evenimentelor fizice

  Art. 19. 

  1. Participantul are obligația să aibă asupra lui ecusonul de identificare, primit la check-in, pentru a putea confirma prezența la eveniment sau de a se loga de pe o adresă de e-mail instituțională pentru evenimentele desfășurate online.
  2. În cazul excepțional în care participantul nu are ecusonul asupra lui, prezența se va face pe baza unui act de identitate (carte de identitate, pașaport).
  3. Un voluntar ZEM va nota absenții din cadrul fiecărui eveniment.
  4. Participantul are obligația de a semnala voluntarului ZEM eventualitatea în care nu este notat pe lista de prezență. 
  5. Participantul va primi un mesaj text sau un mail de la voluntarul ZEM responsabil pentru evenimentul respectiv în cazul în care trebuie să aibă asupra lui halat, costum de spital, papuci de spital sau orice alte obiecte necesare participării acestuia la eveniment.

Art. 20. Participanții activi au dreptul să participe în cadrul Sesiunii de prezentări științifice, ce va avea loc în data de 26.03.2023 și să prezinte o lucrare originală care să se încadreze în subiectul sesiunii, ales de către coordonatori și anunțat înainte să înceapă procesul de înscriere.

Art. 21. După înregistrare, participanții activi au obligația să își încarce lucrarea științifică până la data de 17 Martie, ora 23:59 EET. În situația în care depășesc termenul limită, vor fi automat retrogradați la statutul de participant pasiv și nu mai au dreptul să își prezinte lucrarea în cadrul sesiunii.

Art. 22. În urma încărcării lucrărilor științifice, acestea vor fi centralizate de către membrii echipei de organizare și participanții activi vor primi un e-mail de confirmare.

Art. 23. După primirea mail-urilor de confirmare, participanții activi au obligația să trimită suportul vizual al prezentării pe care o vor susține în cadrul sesiunii, la următoarea adresă: zemoffice@ssmb.ro, până la data de 24 Martie, ora 23:59 EET. 

Art. 24. Participanții activi sunt obligați să respecte următoarele cerințe pentru a fi acceptați la sesiunea de prezentări științifice:

1. Titlul lucrării trebuie să conțină un limbaj simplu și sugestiv pentru conținut și nu trebuie să fie mai lung de 12 cuvinte.
2. Numele autorilor trebuie să fie complet (nume și prenume), iar numele autorului principal va fi trecut primul.
3. Afilierile autorilor trebuie trecute sub numele acestora și să fie complete (facultate/spital, oraș, țara).
4. Conținutul lucrării trebuie să se încadreze în maxim 350 de cuvinte și să respecte structura specifică tipului de lucrare ales de participant (prezentare de caz/review).
5. Tipurile de lucrări acceptate sunt Review sau Prezentare de caz.
6. Structura abstractelor pentru lucrările de tip review va conține: Titlu, Introducere, Materiale și Metode, Rezultate, Concluzie, Cuvinte-cheie.
7. Structura abstractelor pentru lucrările de tip Prezentare de caz va conține: Titlu, Background, Prezentarea cazului, Concluzie, Cuvinte-cheie.

Art. 25.  Prezentările vor fi susținute în ziua de duminică, 26.03.2023, începând cu ora 11:00. Participanții au obligația de a se prezenta cu 30 de minute înaintea începerii sesiunii științifice medicale și de a rămâne în sală pe toată durata acesteia.

Art. 26. Numărul de participanți activi este limitat la 16 locuri. Numărul de participanți activi care pot solicita coordonator este limitat la 8 locuri.

Art. 27. Sesiunea se va desfășura cu două comisii, alcătuite din câte 3 medici, ce vor avea loc în paralel, fiecare evaluând câte 8 participanți. 

Art. 28. Fiecare participant va avea la dispoziție 7 minute pentru prezentarea lucrării, urmate de 3 minute de întrebări din partea juriului.

Art. 29. Fiecare comisie va acorda 3 premii – Locul 1, 2 și 3. 

Art. 30. Va fi acordat un punctaj separat pentru abstract, respectiv unul pentru prezentare. Punctajul final va fi reprezentat de media aritmetică dintre cele două.

Art. 31. În cazul în care numărul de participanți activi înscriși este mai mic sau egal cu 10, organizatorii își rezervă dreptul de a structura sesiunea într-un format cu o singură comisie, acordând 3 premii. 

Art. 32. Toți participanții ZEM, indiferent dacă sunt participanți pasivi sau activi, pot face parte din publicul sesiunii de prezentări științifice.

Art. 33. Participantul va primi Diploma de Participare în format electronic pe adresa de e-mail cu care și-a făcut contul, până la data de 30 Aprilie.

Art. 34. Pentru a putea primi Diploma de Participare, participantul are obligația să participe la cele 3 evenimente care i-au fost atribuite în urma procesului de repartiție (1 workshop, 1 activitate de educație medicală și 1 conferință). 

Art. 35. În cazul participanților activi, pentru a primi Diploma de Participare, aceștia au obligația pe să participe la cele 3 evenimente care i-au fost atribuite în urma procesului de repartiție și să participe la întreaga Sesiune de prezentări științifice.