REGULAMENT OFICIAL AL PROIECTULUI „ZILELE EDUCAȚIEI MEDICALE”

Art.3. Fiecare participant va fi repartizat la 3 evenimente: 

• 1 Workshop
• 1 Conferință
• 1 Activitate de Educație Medicală/ Sesiune de Prezentări Științifice/ Dezbatere

Art. 4. Informații legate de desfășurarea proiectului ZEM puteți găsi atât pe site, cât și pe pagina de Facebook Zilele Educației Medicale (https://facebook.com/ZEM.SSMB/).

Art. 5. Programul Științific, modul de desfășurare și locația fiecărui eveniment vor fi afișate pe site-ul și pe paginile de Facebook și Instagram ZEM, putând apărea modificări, ce vor fi semnalate participanților.

Art. 6. Programul științific al acestei ediții va cuprinde: conferințe, workshopuri, activități de educație medicală, două sesiuni de prezentări științifice și o dezbatere medicală.

Art. 7. În cazul în care vor apărea modificări în programul științific, acestea vor fi anunțate pe site-ul ZEM, paginile de Facebook și Instagram ale evenimentului, prin e-mail,  folosind datele de contact cu care s-a înregistrat participantul pe site.

Art. 8. În cadrul proiectului „Zilele Educației Medicale” se pot înscrie studenți ai UMFCD din anii de studiu I-VI, de la Modulul de Limbă Română.

Art. 9.

Pentru a participa la ZEM, studenții vor trebui să parcurgă următorii pași: 

• Crearea contului
• Rezervarea locului
• Selectarea evenimentelor 

1. Pentru a-și rezerva locul în cadrul proiectului, participanții trebuie să își creeze cont pe site-ul Zilele Educației Medicale, în perioada 17-23 februarie 2025, începând de pe 17 februarie ora 20:00, până pe 23 februarie, ora 20:00.
2. Pentru crearea contului sunt necesare: nume, prenume, adresa de e-mail instituțională (@stud.umfcd.ro), anul de studiu. Pentru toate acestea participantul trebuie să fie de acord cu cu Politica de Confidențialitate SSMB și prelucrarea datelor cu caracter personal, de către Organizatorii evenimentului și Consiliul Director SSMB. Participanții înscriși vor primi pe adresa de e-mail parola aferentă contului lor, pentru a se putea conecta ulterior.
3. Datele trebuie să fie completate corect, cu diacritice unde este cazul. 
4. Rezervarea locurilor se va face în data de 24 februarie 2025, ora 20:00 – ora 23:59.
5. Sunt acceptați primii 750 de studenți de la Modulul de Limbă Română care își creează cont în platformă, pe principiul “primul venit, primul servit”, urmând ca aceștia să primească un mail de confirmare a înscrierii. 
6. Logarea ulterioară depinde de corectitudinea datelor înscrise prima dată pe site.

Art. 10. La ZEM te poți înscrie în calitate de participant pasiv sau participant activ.

1. În calitate de participant pasiv ai dreptul să îți alegi 3 evenimente la care să participi (o conferință, un workshop și o activitate de educație medicală/ sesiune de prezentări științifice/ dezbatere).
2. În calitate de participant activ ai dreptul să îți alegi 3 evenimente la care să participi (o conferință, un workshop și o activitate de educație medicală/ sesiune de prezentări științifice/ dezbatere) și ai obligația de a prezenta o lucrare științifică originală, de tip Review sau Prezentare de caz, în cadrul unei sesiuni de prezentări științifice sau să participi la dezbaterea medicală.

Art. 11. În cazul întâmpinării unor dificultăți tehnice sau unor probleme de natură obiectivă, termenele limită pot fi prelungite.

Art. 12.

1. Pe 3 Martie, începând cu orele 20:00 EET, participanții trebuie să se conecteze pe site pentru a-și putea alege evenimentele (1 workshop, 1 activitate de educație medicală/ sesiune de prezentări științifice/ dezbatere, 1 conferință) la care doresc să participe.
2. La repartizarea evenimentelor, locurile limitate sunt oferite cu prioritate în ordinea în care acestea sunt rezervate, până la rezervarea tuturor locurilor disponibile.
3. În cazul workshopurilor pentru care se stipulează o recomandare a anilor de studiu pentru participanți, acesta va reprezenta, de asemenea, un criteriu de repartizare. 
4. În cazul în care workshopul/activitatea de educație medicală/ sesiunea de prezentări științifice/ dezbaterea/ conferința dorită nu mai are locuri disponibile, fiind marcat(ă) cu “Not available”, participantul va trebui să își aleagă un alt eveniment corespunzător anului său de studiu.
5. În cazul în care participanții nu și-au rezervat locul la evenimente în intervalul 3-5 martie, organizatorii își rezervă dreptul de a repartiza în baza disponibilității aceste locuri rămase libere.

Art. 13. Fiecare participant va putea vedea în secțiunea dedicată contului său evenimentele la care este repartizat.

Art. 14. Participantul este obligat să își facă check-in-ul înainte de participarea la evenimentele științifice. În cazul în care un participant nu și-a efectuat check-in-ul, acesta nu poate participa la evenimentele la care a fost atribuit și nu va mai primi diploma.

Art. 15.

1. Check-in-ul are loc în perioada de 14 martie în intervalul orar 10:00-18:00 pe 15 și 16 martie în intervalul orar 09:00-18:00 și pe 20 martie în intervalul orar 09:00-14:00. Programul de check-in va fi afișat pe pagina de Facebook și pe site.
2. Acesta se va face pe baza unui act de identitate valabil.
3. Participantul va primi ecusonul cu numele lui (în baza căruia va putea participa la evenimentele la care a fost repartizat) și welcome kit-ul.

Art. 16. Conferințele, workshopurile, activitățile de educație medicală, sesiunile de prezentări științifice și dezbaterea se vor desfășura exclusiv în format fizic, în funcție de specificul acestora și necesitatea de a folosi materiale. Modul de desfășurare este ales de către OC Științific și lectorii evenimentelor științifice. Participarea la acestea necesită înscrierea în prealabil și va fi monitorizată de către voluntari sau membri ai comitetului de organizare. În cazul în care unul dintre workshopuri este anulat, participantul va putea alege un alt workshop la care sa participe, în limita locurilor disponibile.

Art. 17. Participantul are obligația de a ajunge cu 30 de minute înainte de începerea evenimentelor.

Art. 18. 

1. 1. Participantul are obligația să aibă asupra lui ecusonul, primit la check-in, pentru a putea confirma prezența la eveniment.
   2. În cazul excepțional în care participantul nu are ecusonul asupra lui, prezența se va face pe baza unui act de identitate (carte de identitate, pașaport).
   3. Un voluntar ZEM va nota absenții din cadrul fiecărui eveniment.
   4. Participantul are obligația de a semnala voluntarului ZEM, până la finalul evenimentului, eventualitatea în care nu este notat pe lista de prezență. 
   5. Participantul va primi un mesaj text sau un e-mail de la voluntarul ZEM responsabil pentru evenimentul respectiv.

Art. 19. Participanții activi au dreptul să participe în cadrul unei singure Sesiuni de Prezentări Științifice, ce vor avea loc în data de 15 Martie și să prezinte o lucrare de tip review sau prezentare de caz care să se încadreze în subiectul sesiunii. Temele Sesiunilor din cadrul acestei ediții sunt: “Inovații și Tratamente în Bolile Cardiovasculare” și “Perspective Moderne în Obstetrică și Ginecologie”

Art. 20. Procesul de înregistrare pentru participare activă are loc între 23 Ianuarie și 12 Februarie 2025, participanții activi având obligația să își încarce lucrarea până la data de 12 Februarie 2025, ora 23:59. În situația în care depășesc termenul limită, li se va anula statutul de participant activ și vor trebui să își rezerve locul ca participant pasiv pe data de 24 Februarie, ora 20:00. 

Art. 21. În urma încărcării abstractelor, acestea vor fi centralizate de către membrii echipei de organizare și evaluate ulterior de către o comisie de jurizare, alcătuită din 3 medici. Ulterior, pe data de 23 Februarie, participanții vor primi un email în care li se va comunica dacă lucrarea lor a fost acceptată sau nu pentru a fi prezentată în cadrul Sesiunii de Prezentări Științifice, respectiv în cadrul Dezbaterii Medicale după caz.

Art. 22. În cazul în care participantului îi este refuzat abstractul, acesta are posibilitatea de a rămâne participant PASIV, cu obligația de a-și rezerva locul pe data de 24 Februarie, la ora 20:00, în baza aceluiași cont. 

Art. 23. Numărul final de participanți activi care vor prezenta în cadrul evenimentului este limitat la 16 locuri, câte 8 pentru fiecare dintre cele două Sesiuni de Prezentări.

Art. 24. După primirea mail-urilor prin care participanții vor fi anunțați dacă lucrarea cu care s-au înscris a fost acceptată sau nu, se confirmă statutul de participant activ. Participanții activi au obligația să trimită suportul vizual al prezentării pe care o vor susține în cadrul sesiunii pe adresa de email zembucuresti@gmail.com, până la data de 10 Martie, ora 23:59, precum și să își selecteze evenimentele la care își doresc să participe pe data de 3 Martie, ora 20:00

Art. 25. Participanții activi sunt obligați să respecte următoarele cerințe pentru a fi acceptați la sesiunea de prezentări științifice:

1. Titlul lucrării trebuie să conțină un limbaj simplu și sugestiv pentru conținut și nu trebuie să fie mai lung de 12 cuvinte.
2. Numele autorului, co-autorilor și coordonatorului științific trebuie să fie complete (nume și prenume), iar numele autorului principal va fi trecut primul.
3. Afilierile autorilor trebuie trecute sub numele acestora și să fie complete (facultate/spital, oraș, țara).
4. Conținutul lucrării trebuie să se încadreze în maxim 350 de cuvinte și să respecte structura specifică tipului de lucrare ales de participant (prezentare de caz/review).
5. Tipurile de lucrări acceptate sunt Review sau Prezentare de caz.
6. Structura abstractelor pentru lucrările de tip review va conține: Titlu, Introducere, Materiale și Metode, Rezultate, Concluzie, Cuvinte-cheie.
7. Structura abstractelor pentru lucrările de tip Prezentare de caz va conține: Titlu, Background, Prezentarea cazului, Concluzie, Cuvinte-cheie.

Art. 26. Prezentările vor fi susținute pe data de 15 Martie 2025. Participanții au obligația de a se prezenta cu 30 de minute înaintea începerii sesiunii științifice medicale și de a rămâne în sală pe toată durata acesteia.

Art. 27. Fiecărei sesiuni i se va atribui o comisie alcătuită din 3 medici, care vor juriza toți cei 8 participanți activi acceptați la sesiunea respectivă.

Art. 28. Fiecare participant va avea la dispoziție 7 minute pentru prezentarea lucrării, urmate de 3 minute de întrebări din partea juriului.

Art. 29. Juriul va acorda 3 premii – Locul 1, 2 și 3 la finalul Sesiunii de Prezentări Științifice. Va fi acordat un punctaj separat pentru abstract, respectiv unul pentru prezentare. Punctajul final va fi reprezentat de media aritmetică dintre cele două.

Art. 30. În cazul în care numărul de participanți activi înscriși este mai mic sau egal cu 10, organizatorii își rezervă dreptul de a structura sesiunea într-un format cu o singură comisie, acordând 3 premii.

Art. 31. Participanții activi au dreptul să participe în cadrul Dezbaterii medicale, ce va avea loc în data de 16 Martie 2025 și să prezinte o lucrare de tip review care să se încadreze în subiectul dezbaterii: “Donarea de Organe: Moarte Cerebrală sau Cardiacă- Unde Tragem Linia?”.

Art. 32. Procesul de înregistrare pentru participare activă are loc între 23 Ianuarie și 12 Februarie 2025, participanții activi având obligația să își încarce lucrarea până la data de 12 Februarie 2025, ora 23:59. În situația în care depășesc termenul limită, li se va anula statutul de participant activ și vor trebui să își rezerve locul ca participant pasiv pe data de 24 Februarie, ora 20:00. 

Art. 33. În urma încărcării abstractelor, acestea vor fi centralizate de către membrii echipei de organizare și evaluate ulterior de către o comisie de jurizare, alcătuită din 3 medici. Ulterior, pe data de 23 Februarie, participanții vor primi un email în care li se va comunica dacă lucrarea lor a fost acceptată sau nu pentru a fi prezentată în cadrul ZEM.

Art. 34. În cazul în care participantului îi este refuzat abstractul, acesta are posibilitatea de a rămâne participant PASIV, cu obligația de a-și rezerva locul pe data de 24 Februarie, la ora 20:00, în baza aceluiași cont. 

Art 35. Numărul de participanți activi este limitat la 4 locuri, 2 echipe a câte 2 persoane.

Art 36. După primirea mail-urilor de acceptare a abstractului, se confirmă statutul de participant activ și au obligația să trimită suportul vizual al prezentării pe care o vor susține în cadrul dezbaterii pe adresa de email zembucuresti@gmail.com, până la data de 10 Martie, ora 23:59.

Art. 37. Participanții activi sunt obligați să respecte următoarele cerințe pentru a fi acceptați la dezbaterea medicală:

1. Fiecare dezbatere trebuie să implice două echipe, fiecare dintre ele formată din doi participanți. O echipă va susține teza 1, iar cealaltă teza 2.
2. Fiecare participant trebuie să își pregătească propria prezentare a argumentului și să se asigure că aceasta este complementară cu munca coechipierului și abordează perspective multiple asupra subiectului ales.
3. Sesiunea de dezbateri va respecta următoarea structură: 

• • Primul membru al echipei 1 prezintă argumente în sprijinul tezei alese;
  • Primul membru al echipei 2 propune argumente în sprijinul tezei alese;
  • Apoi, al doilea membru al echipei 1 comunică argumente în favoarea tezei 1, iar al doilea membru al echipei 2 transmite argumente în favoarea tezei 2;
  • La final vor fi 3 minute alocate fiecărei echipe pentru a răspunde întrebărilor venite fie de la echipa adversă, fie de la un membru al juriului, fie de la un membru al publicului.

4. Titlul lucrării trebuie să conțină un limbaj simplu și sugestiv pentru conținut și nu trebuie să fie mai lung de 12 cuvinte.
5. Numele autorilor trebuie să fie complet (nume și prenume), iar numele autorului principal va fi trecut primul.
6. Afilierile autorilor trebuie trecute sub numele acestora și să fie complete (facultate/spital, oraș, țara).
7. Conținutul lucrării trebuie să se încadreze în maxim 350 de cuvinte și să aibă următoarea structură: Introducere, Argument 1, Argument 2, Concluzie.

Art. 38. Dezbaterea va avea loc în ziua de dumincă, 16 Martie. Participanții au obligația de a se prezenta cu 30 de minute înaintea începerii dezbaterii medicale.

Art. 39. Dezbaterea se va desfășura cu o comisie, alcătuită din 3 medici, evaluând împreună activitatea celor două echipe.

Art. 40. Fiecare participant va avea la dispoziție 7 minute pentru prezentarea argumentului, urmate de 3 minute de întrebări din partea juriului.

Art. 41. Comisia va acorda premii participanților echipei câștigătoare la finalul Dezbaterii Medicale.

Art. 42. Va fi acordat un punctaj separat pentru abstract, respectiv unul pentru dezbatere. Punctajul final va fi reprezentat de media aritmetică dintre cele două.

Art. 43. Participantul va primi Diploma de Participare în format electronic în cont începând cu data de 31 Mai 2025.

Art. 44. Pentru a putea primi Diploma de Participare, participantul are obligația să participe la cele 3 evenimente care i-au fost atribuite în urma procesului de repartiție (1 workshop, 1 activitate de educație medicală/sesiunea de comunicări științifice/dezbaterea medicală și 1 conferință).

Art. 45. În cazul participanților activi, pentru a primi Diploma de Participare, aceștia au obligația pe să participe la cele 3 evenimente care i-au fost atribuite în urma procesului de repartiție și să participe la întreaga Sesiune de Prezentări Științifice sau Dezbatere. 

Art 46 .Diplomele pentru participarea activă în cadrul Sesiunilor de Prezentări Științifice, respectiv în cadrul Dezbaterii Medicale vor fi trimise participanților activi pe email-ul cu care și-au făcut cont începând cu data de 31 Mai 2025.